A etiqueta do e-mail corporativo

regras para email corporativo

Especialistas em Marketing Digital garantem que o e-mail é um produto em declínio, visto que apenas 11% dos jovens usam este tipo de serviço, dando preferência às redes sociais para se comunicar. Serviços de comunicação não morrem, segmentam-se. Com o e-mail não é diferente, ele é soberano no universo corporativo.

Infelizmente, nosso dia a dia está repleto de gafes e o post de hoje reúne dicas para elimina-las de uma vez por todas! Afinal, como escrever bons e-mails e manter a comunicação alinhada através desse tipo de ferramenta?

Escreva como fala

O que é muito complicado são os conflitos de posicionamento – a pessoa é super informal ao telefone, mas escreve um e-mail repleto de palavras de polidez, como “vossa” ou “venho por meio deste”. Acaba soando forçado. Seja você mesmo! As relações corporativas estão mais flexíveis, permitindo dar mais personalidade para tudo que fazemos. Isso não significa escrever errado, usar gírias ou expressões como “Kkkk”.

Em uma busca rápida sobre e-mails corporativos, uma avalanche de informações como “NUNCA use abreviações em e-mails de trabalho” o atingirá. Não é bem assim! O uso do “vc” já é considerado aceitável na troca de e-mails comerciais em empresas mais informais. Mesmo assim, use o bom senso. Se a empresa é mais formal, adapte seu estilo de fala e escrita à essa característica.

A regra é clara: escreva da mesma maneira que fala, pontuando com vírgulas suas pausas naturais. Essa empatia com o leitor é uma fórmula mágica de conversão!

Um assunto por e-mail

Essa prática irá auxiliá-lo na organização de suas ideias ao escrever. Ficará mais fácil ir direto ao ponto, ser mais breve e delimitar o campo assunto de maneira mais clara.

Outra vantagem é a facilidade de busca. Quantas vezes buscamos por determinados termos em nossas caixas de entrada, na esperança de encontrar e-mails antigos? Ao manter o padrão de tratar somente um assunto por envio, essa engenharia se tornará muito mais simples.

Importante: sempre envie e-mails com campo assunto preenchido! Não vale colocar “Oi” ou “nome da empresa”. Seja específico! Pessoalmente, sigo a regra do gerenciamento de projetos – raiz mais desdobramento.

Se preciso enviar um e-mail sobre uma ação promocional no Facebook que está em lançamento, delimito o campo assunto da seguinte maneira: Ação no Facebook > Lançamento. A maioria das pessoas determina como assunto somente “Ação no Facebook” ou “Lançamento”. OK, sobre o que se trata exatamente? E na hora de buscar?

Siglas Importantes: o que são e como usa-las

Algumas siglas e abreviações são muito importantes na troca de e-mails, é importante que você as conheça. Seu uso é uma escolha pessoal. A seguir, apresento as principais delas e suas aplicações práticas.

O que são:

PSC: Para Seu Conhecimento, pode ser substituída por PSI (Para Sua Informação). Em inglês, usa-se FYI (For Your Information).

ASAP: As Soon As Possible – é a mesma coisa que urgente.

Atte: Atenciosamente.

Cuidado para não cometer o erro comum de escrever “Att.”, assim como fazia a autora desse post até ser informada por uma leitora muito gentil. A abreviatura “Att.” vem do inglês e significa “at this time”.

Quando usa-las:

De uma maneira geral, para ganhar tempo. Muitas vezes, recebemos e-mails encaminhados sem nenhuma informação adicional. Fica aquela dúvida – esse e-mail era para mim? É de muito bom tom, ao encaminhar um e-mail, escrever:

“Olá, Fulano!

Segue e-mail abaixo, PSC.”

Quanto ao ASAP e ao Urgente, uma ressalva. Se você envia todos os e-mails com essa marcação, é fato que muito em breve essa urgência será ignorada. Use-os com moderação, considerando-os um pedido de socorro. Certa vez, ouvi de uma amiga gerente de projetos que ela tinha completo terror de quem escrevia e-mails repletos de “ASAPs” e isso faz sentido – parece que o remetente considera o profissional do outro lado do e-mail um completo irresponsável. Por isso, cautela! :)

Copie todos os interessados no e-mail

Regra suprema do mundo corporativo. Se você está coordenando uma ação que envolve uma agência de comunicação, uma agência digital e uma assessoria de imprensa, copie todos nos e-mails referentes ao tema. Depois, não adianta reclamar que não ficou sabendo de algum detalhe. O e-mail é utilizado como uma prova, uma formalização daquilo que foi acordado verbalmente. Quantas vezes recebemos e-mails que começam com “conforme conversado anteriormente”? Aproveite essa particularidade e use-a a seu favor, sempre copiando todos os interessados.

Garanta a entrega de seus e-mails

Segundo um estudo realizado pela empresa Return Path, 35,5% dos emails corporativos não foram entregues no Brasil, na segunda metade de 2011. É muito e-mail que não aterrissa na caixa de entrada. Nesse caso não tem muito mistério, é confirmar o recebimento com novo e-mail ou telefonema. As vezes, uso o Facebook para confirmar, as mensagens privadas são acessadas pelo celular e costumam ser muito eficazes. Se você está do outro lado, responda! É super simpático responder confirmando o recebimento de e-mails, especialmente se as mensagens tratarem de agendamentos e documentos.

Redação de e-mails longos

Escrever é uma ciência, ir direto ao ponto é uma arte! Evite escrever e-mails com o vício de atualizar o destinatário com todos os detalhes da história, entregue o necessário.

Uma dica valiosa? Entregue também a solução, ou então, a informação mais importante de forma precisa! É muito comum receber e-mails que dizem “preciso falar com você”. E só! Seja mais específico, adiante o assunto, deixe como sugestão um dia e horário para conversarem pessoalmente ou realizarem um call.

Para e-mails longos, use o padrão de blocos. Vá formando blocos de frases, sempre envoltas em muito espaço em branco. Para fechar o e-mail, deixe uma pergunta, forçando o destinatário a responde-lo com algo que comprove que compreendeu tudo aquilo.

Modelo de Blocos:

Saudação: 1 linha saudando o destinatário

Introdução: 2 frases que expliquem o que será falado neste e-mail mais longo

Desenvolvimento: 2 parágrafos separados por 2 espaços (enter) que abordem o tema de forma objetiva e direta. Se forem necessários mais do que dois parágrafos, manter a regra dos 2 espaços, pois eles auxiliam o usuário a manter a leitura e dão a sensação de que o texto é menor do que realmente é. Quando os blocos vão ficando muito volumosos, é possível inserir uma frase curta e de impacto entre eles, para que o leitor tenha uma pausa.

Conclusão: 1 parágrafo curto (até 3 frases) fechando o assunto.

Pergunta Final:  pergunta que arremate o texto e que deixe o destinatário com a obrigação de resposta, essa é uma garantia que ele lerá o texto.

Dica:

Em hipótese alguma use reticências (…) na redação de e-mails profissionais, esses sinais de pontuação exprimem hesitação e não são apropriados para a comunicação corporativa.

Seja educado

As palavrinhas mágicas e regrinhas da boa educação continuam as mesmas, não importa o canal. É desagradável receber um e-mail que não diz nada, somente com campo de assunto preenchido com algum direcionamento, como por exemplo, “templates do blog aprovados”. Não são os 15 segundos de escrever “Olá, fulano. Bom dia!” que vão acabar com o seu tempo. Pedir por favor, falar obrigada, dar parabéns, pedir desculpas, desejar bom dia/boa tarde/boa noite, despedir-se com abraços ou até logo não são regras de bons e-mails, são regras de boa convivência em sociedade.

Aliás, a maneira de despedir-se é mais polêmica. Pessoalmente, sempre me despeço com “Abraços”. Quando já tenho mais intimidade com clientes, fornecedores e parceiros, as vezes me permito uma despedida com “Beijos”, mas depende muito do caso. Não costumo usar “Att.” em meus e-mails, essa não é a maneira como me comunico de um modo geral..

Assinatura de e-mail

É mais que recomendado utilizar uma assinatura de e-mail que contenha dados básicos de contato. Uma boa assinatura de e-mail deve conter:

  • Nome completo
  • Cargo
  • Telefone fixo com ramal
  • Celular
  • Skype e/ou MSN
  • Site
  • Opcional: redes sociais

Espero que tenham gostado das dicas sobre e-mails corporativos!

Até a próxima!

Créditos Marketing Drops: Esse post tem padrinhos mágicos – gerentes de projeto que respiram web e dividiram com a autora suas angústias sobre e-mails. Obrigada Denis Budag, Nadi Genies e Raquel Moritz! :)

Camila Renaux

Camila Renaux

Consultora de Marketing Digital em Blumenau (SC), especialista em Marketing e em Gestão de Negócios Interativos. Novas mídias, inovação e plataformas interativas fazem parte da sua rotina, assim como o planejamento e a elaboração de estratégias digitais - e suas métricas.

Comentários

  1. Gilberto disse:

    Olá Camila! Muito grato pelo artigo, é uma luz!! Tenho uma dúvida que sempre me vem à cabeça, e gostaria, por gentileza, que me esclarecesse: Quando alguém me envia um email e copia outras pessoas, mas não as menciona no corpo da mensagem, devo responder cumprimentando a todos? Pergunto pois se elas estivessem expressamente mencionadas, eu não teria a menor dúvida em cumprimentá-las. Mas a dúvida é mais sutil, no sentido de fazer as saudações mesmo se elas forem referidas em tom de distanciamento pelo e-mail anterior (por serem superiores hierarquicamente, por exemplo). Obrigado!

    • Camila Renaux Camila Renaux disse:

      Oi, Gilberto!

      Tudo bem?

      Fico feliz que tenha gostado do post :D

      Quando não são mencionadas, é muito raro a obrigatoriedade em responder. Em empresas que permitem um tom mais informal é possível usar um “Olá a todos”, mas apenas quando a etiqueta específica da empresa permitir. No geral, copiar superiores é uma forma de demonstrar entrosamento e de manter a comunicação alinhada, não sendo necessário fazer saudações específicas a cada um.

      Abraços,
      Camila

  2. Priscila disse:

    E quem usa o email inteiro em negrito com a fonte maior que 12 e em cores como roxo e vermelho e muitas vezes sublinhado de amarelo?

  3. Valeria disse:

    Olá Camila! Muito úteis as suas informações, obrigada. Mas gostaria de lembrar que “Att.” em inglês tbem é usado como “attention to” e não somente “at this time”.

  4. Letícia disse:

    Olá,

    Gostaria de tirar uma dúvida, a frase ” conforme conversado por telefone…” Está correto ? Ou o certo seria ” conforme conversamos ao telefone… “

  5. Hermes Oliveira disse:

    Olá! Gostei muito do post. Minha dúvida era sobre a abreviação PSC, mas acabei aprendendo muito mais! Parabéns!

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